Conférences, séminaires, lancements de produit, cérémonies de remise de prix, tables rondes ou concerts : tout événement mérite aujourd’hui une trace professionnelle et exploitable, bien au-delà du jour J.
Mais combien faut-il prévoir pour ce type de prestation ? Entre besoins techniques, choix de diffusion, contraintes logistiques et valorisation des contenus, le budget d’une captation événementielle peut varier considérablement. Décryptage.
Pourquoi filmer un événement professionnel ?
La captation vidéo ne se limite pas à l’enregistrement d’un moment. C’est un levier de communication pour prolonger la portée de votre événement dans le temps et l’espace. Quelques objectifs que sert la captation vidéo :
- Toucher les absents : collaborateurs en télétravail, participants situés dans d’autres villes et d’autres pays, clients indisponibles…
- Valoriser l’événement avant, pendant et après : teaser, aftermovie, vidéo de remerciement, best of…
- Créer des contenus réutilisables : extraits pour les réseaux sociaux, témoignages, interviews, etc.
- Donner de la visibilité aux intervenants : experts, dirigeants, artistes, partenaires…
- Justifier un ROI en interne et en externe : montrer le rayonnement de l’événement, sa réussite, sa fréquentation.
- Stimuler l’engagement post-événement : en diffusant des extraits ciblés, vous relancez les discussions, incitez au partage et maintenez le lien avec vos participants au-delà du jour J.
Certaines entreprises vont même plus loin en utilisant la captation comme outil de formation interne, de communication RH, voire de monétisation via des replays accessibles sur inscription.
Quels types d’événements nécessitent une captation vidéo ?
Presque tous les formats événementiels peuvent être captés, mais chacun demande une approche adaptée :
Conférences et colloques
Idéal pour mettre en valeur les interventions, masterclass ou keynotes. L’enjeu est de capter à la fois le discours, les slides projetés, les réactions du public et l’ambiance générale. Ces formats nécessitent souvent une prise de son de qualité et une installation multicaméra fixe et mobile.
Exemple : la captation complète d’une conférence annuelle d’une fédération professionnelle, avec diffusion en direct pour les membres à distance et replay chapitré pour les absents.
Séminaires d’entreprise et workshops
L’objectif est souvent de valoriser la cohésion d’équipe, l’expérience vécue, et les temps forts du programme. On alternera entre captation discrète sur le vif et séquences organisées (interviews, moments off, animations…).
Exemple : un séminaire de 2 jours dans un domaine viticole, filmé pour produire une vidéo souvenir interne et un format court diffusé sur LinkedIn pour renforcer la marque employeur.
Soirées, inaugurations et remises de prix
Le format aftermovie est très adapté pour ces événements festifs. Il faut capter les moments forts, les interactions, les sourires, les discours, et parfois un moment symbolique (remise de trophée, coupure de ruban, cocktail de clôture…).
Exemple : l’inauguration d’un nouveau siège social, filmée pour créer une vidéo dynamique récapitulative diffusée en interne et sur les réseaux sociaux de l’entreprise.
Concerts, spectacles, performances artistiques
L’exigence est ici plus technique : captation en condition live, lumière complexe, mouvements de scène… Il faut prévoir des opérateurs formés, une régie live et un rendu immersif.
Exemple : la captation multicaméra d’un concert dans une salle parisienne, avec mixage audio professionnel et diffusion en streaming pour les spectateurs à distance.
Tables rondes ou interviews filmées en plateau
De plus en plus d’entreprises organisent des plateaux TV internes, diffusés en live ou en différé. Il faut un dispositif stabilisé, un fond visuel propre, un bon éclairage, et souvent un travail d’habillage graphique.
Exemple : une table ronde filmée dans les locaux d’une grande entreprise tech, avec trois intervenants et une diffusion simultanée sur YouTube et LinkedIn Live.
Quel est le prix moyen d’une captation événementielle en 2025 ?
Le tarif d’une captation professionnelle dépend d’un ensemble de paramètres (techniques, humains, logistiques). En 2025, les fourchettes de prix constatées sont les suivantes :
Plus l’événement est complexe, plus le besoin en matériel, en repérage, en opérateurs et en montage augmente. Il faut que vous fassiez attention à bien cadrer le rendu attendu dès le brief initial.
Les principaux éléments qui influencent le budget d’une vidéo d’événement
1. Le nombre de caméras et d'opérateurs
Une captation basique peut être assurée par un cadreur unique. Mais si tu veux un rendu dynamique (gros plans, panoramiques, angles multiples), il faudra prévoir 2 à 4 caméras, un régisseur et parfois un assistant lumière ou son.
2. Le lieu de l'événement
Tourner dans une salle de conférence équipée ou dans un théâtre avec régie change tout. Des frais peuvent s’ajouter : repérage, déplacements, parking, accès au réseau, contraintes techniques spécifiques (bruit, éclairage…).
3. La durée de tournage
Un tournage de 2h ou un événement étalé sur plusieurs jours n’impliquent pas les mêmes ressources humaines et matérielles. Certains prestataires facturent à la demi-journée, d’autres à la journée ou au forfait. Posez-vous la question de ce qui doit être capté en priorité pour optimiser le temps passé sur place par votre prestataire audiovisuel.
4. Le montage et les livrables
Une production audiovisuelle passe par plusieurs étapes qui rendent le projet plus ou moins coûteux. Souhaitez-vous une vidéo brute, une vidéo montée complète, un teaser dynamique, ou des extraits à diffuser sur les réseaux sociaux ? Chaque format mobilise un temps de postproduction plus ou moins long qui impacte le budget.
5. Le live streaming
Diffuser l’événement en direct (YouTube, LinkedIn, plateforme privée…) ajoute un niveau de complexité : encodage, modération, scénarisation live, test réseau, régie mobile. Comptez entre 800 et 2 000 € supplémentaires à la prestation.
Bonus. Le choix de l’agence de communication vidéo
S’il y a un conseil à retenir, c’est celui-ci : prenez le temps d’échanger avec plusieurs agences. Les tarifs en agence varient en fonction de l’expertise, mais le plus important reste de trouver un partenaire capable de concilier votre vision du projet avec l’exigence technique d’un professionnel de la vidéo.
Comment bien préparer une captation vidéo événementielle ?
Pour optimiser la captation et ne pas exploser le budget, voici quelques conseils de terrain :
- Fournir un conducteur précis de l’événement (timing, temps forts, intervenants)
- Prévoir un temps de repérage en amont
- Identifier les moments à capturer (discours, réactions, transitions)
- Communiquer sur les livrables attendus dès le départ : 1 vidéo montée ? Plusieurs capsules ?
- Prévoir une diffusion ou valorisation post-événement (newsletter, réseaux sociaux, site web)
Un bon prestataire saura également te conseiller sur ce qui est réaliste, impactant et réutilisable pour maximiser la valeur de chaque séquence captée.
En résumé : prévoir, cadrer, valoriser
La captation vidéo d’un événement n’est pas un luxe, c’est un investissement stratégique. Pour que chaque moment compte, il faut allier rigueur logistique, exigence technique et vision éditoriale. Un bon dispositif de captation permet non seulement de conserver une trace, mais surtout de multiplier les points de contact avec votre audience après l’événement.
